無料名刺管理ツールから始める業務のデジタル化

2024年に入り1週間が経ちました。

正月休みからの3連休も終わり、これから本格的に2024年の業務が動いていくことになるかと思います。

今回から、「業務のデジタル化」に役立つ情報を発信していきたいと思います。

主に「DX」についてよくわからないという方や、紙の資料の管理に追われており何とかしたいと考えている方に、参考にしていただきたいと思います。

今回は名刺管理ツールと顧客管理について紹介いたします。

名刺管理ツール

ビジネスの様々な局面でデジタル化が進んでいますが、まだまだ「名刺」は紙の名刺を交換することが多いのではないかと思います。

事業を始めてから長い期間が経っている方の場合は、交換して貯まった名刺が1,000枚～2,000枚となっていることもあるのではないでしょうか。そのような場合、「あの人の名刺、どこにあるかな？」となっていることもあるかと思います。

代表的なものに、「Eight」「Wantedly People」「myBridge」があります。

それぞれの特徴については以下の表のとおりです。

それぞれ使ってみてご自身が使いやすいものをお選びください。

名刺管理アプリの使い方

スマホアプリの場合

名刺管理アプリは、スマホアプリ版とWebブラウザ版がありますが、スマホアプリ版の方が使う機会が多いかと思います。

まずはお使いのスマートフォンにアプリをダウンロード・インストールしましょう。

アプリをインストールした後、ユーザー登録等の初期設定をすればすぐに使えるようになります。

スマホアプリでの名刺管理は、名刺をアプリで撮影して登録するだけです。

アプリにはOCR（光学的文字読み取り）機能があり、名刺の画像データから自動的に文字情報を読み取って登録してくれます。

ただし、OCRの精度の問題から誤った情報が登録されてしまうこともありますが、有償版ではアプリ運営者側の入力担当者がデータの補正をしてくれるものもあります。

名刺交換した相手がそのアプリのユーザーであった場合、SNSのような形で自動的につながることもできます。

Webブラウザ版

Webブラウザ版は、アプリのユーザー登録時に作成したIDとパスワードでサービスにログインして使用することができます。

一度に大量の名刺を登録したい場合はあらかじめスマートフォン等で名刺を撮影しておき、Webブラウザ版の画面からまとめてアップロードすることで名刺情報を登録することができます。

また、登録されている名刺のデータをExcel等でダウンロードすることもできます。名刺のデータを使って年賀状の宛先印刷をする際などでとても便利です。

名刺管理アプリのデータを顧客管理に活用する

名刺管理アプリを使用すると、名刺のデータを電子的に管理できるようになってとても便利なのですが、顧客管理システム等とデータ連携させていくことでマーケティングにも活用することができるようになります。

例えば「Eight」の中小企業向け版「Eight Team」を使用すると、クラウド型顧客管理サービス「HubSpot」「Zoho CRM」やクラウド型業務改善データベース「kintone」に名刺データを自動的に連携させることができます。

また、このような仕組みを無償サービスだけで作りたい場合は、名刺管理アプリ「myBridge」と「Googleコンタクト（連絡帳）」と「HubSpot」を組み合わせることで、名刺管理アプリに登録したデータを顧客管理システムに取り込むことができます。

※「HubSpot」は、機能制限はありますが無償でも使用できます。

顧客管理システムにデータを取り込むことによって、名刺に記載されていたメールアドレスに対してメールを一斉配信したり、商談の記録を残せたりできるようになります。

名刺を紙のまま保存していただけではできないような「デジタルマーケティング」の第一歩を踏み出すことができます。

まとめ　

これまで交換してきた名刺、名刺ホルダーに保管するだけではもったいないです。

顧客管理システムの導入・構築について、お悩み等あれば是非お気軽にご相談ください！

DXセミナーのお知らせ

当社では業務のDX化に関するセミナーを開催しています。

1月は以下の日程で開催いたします。

ぜひご参加ください。

• 1/19(金)　14時～16時　「これから始める中小企業のDX・AI入門セミナー」
• 1/26(金)　14時～16時　「これから始める中小企業のDX・AI入門セミナー（オンライン版）」
• 1/27(土)　10時～16時　「ゲームで学ぶDX時代の「経営の基礎」セミナー」

にほんブログ村