こんにちは。
大分の中小企業診断士・ほり中小企業診断士事務所です。
3月はなんやかんやと忙しく、ここまでほぼ休みなしできてしまいました。
スケジュール管理・体調管理には気をつけないと・・・ですね(;^_^A
もうすぐ新年度が始まります。
新年度から新たに始まる仕事もある一方で、なんとなくモヤっとした感じを抱えている仕事もあります。
何とかすっきり新年度を迎えたいものです。
さて、今回はGmailの便利な機能を3つほど紹介したいと思います。
Gmail用の拡張機能
メールの誤送信防止に「GMailSend Address Checker」
情報セキュリティ上の事故で多いのは「メール誤送信」ではないでしょうか。
そもそも「メールの宛先（To）を間違えた」とか「添付ファイルを間違えた」ということもあれば、一斉配信時に「BCCに入れるべきメールアドレスをCCに入れてしまっていた」ということもあります。
システム運用の業務に従事していた時は、社外にメール送信する場合は自分以外のメンバーに声をかけて宛先の設定や本文の内容、添付ファイル等について「ダブルチェック」をしてもらってから送信していたことを思い出します。
とは言え、現在のように一人で仕事をしているようなときには「ダブルチェック」なんてできないので、そのような場合にはメール送信前のチェック機能が有効です。
GmailをChromeブラウザで運用している場合は、この「GMailSend Address Checker」がおススメです。
「送信」ボタンの位置が「確認」と表示されているので、メールを送信する際にはこの「確認」ボタンをクリックし、宛先入力欄の設定内容や添付ファイルのファイル名を確認してチェックボックスにチェックを入れることで、メール送信可能な状態になります。
「うっかりミス」を犯しやすい方にはとてもおすすめな拡張機能です。
メールの開封確認に「mailsuite」
メールの送信後に、送信先の人がメールを見てくれたかどうかを知りたい場合には、このメールトラッキングツールがおススメです。
送信先の相手が受信後にメールを開くと、送信者側に通知が届きます。
最初にメールを開いた時だけでなく、2回目以降にメールを開いた時にもメールを開く都度に通知が届きます。
少しうざい時もありますが、特に重要な用件の時には「見てくれたな」ということを確認できるので、安心できます。
重要な情報のやり取りに「情報保護モード」
拡張機能ではないですが、重要な情報のやり取りでメールの情報セキュリティを高めたい時には「情報保護モード」でメールを送ることができます。
「情報保護モード」でメールを送ると、メールの有効期限を設定したりアクセス権を取り消したりすることができます。
また、情報保護モードのメールを受信した人は、メールの転送やコピー、印刷、ダウンロードができません。
そのため、相手にダウンロードしてもらう必要のある請求書等の書類を添付する場合などは、相手が添付ファイルをダウンロードできないため注意が必要です。
詳しくはこちらからご確認ください。
まとめ
業務用のメールアドレスをGmailで作成、運用している方は多いのではないでしょうか。
メールクライアントとして「Thunderbird」等のソフトを利用する場合も便利なアドオンが使えて良いですが、Gmailも拡張機能等をうまく使えば、セキュリティを高めることができます。
その辺りはまた紹介していきたいと思います。
これらの機能を上手に使いこなすことで、業務上の情報セキュリティや生産性を高めていきましょう！
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