ほり中小企業診断士事務所

IT活用

中小企業経営とIT活用

IT活用イメージ Windows95が発売されてパソコンが一気に普及してから20年以上が経ちました。 今や誰もがパソコンを持ち、スマートフォンやタブレット端末でインターネットを利用する時代となりました。 企業経営の場面においてもITの活用は欠かせないものとなっているのですが、中小企業・小規模事業者ではなかなかうまく取り込めていないという企業も見られます。 特に一人で業務を回しているようなところでは、なかなかITツールを活用するための時間を確保できないということもあるようです。 「ITツールを使いこなしていきたいけど、まだ使いこなせていない」という方に向けて、ITの活用について基本的な考え方から整理していきたいと思います。

IT活用を利用シーン別に考える

ITを企業活動に取り込んでいくといっても、適用できる場面は多岐にわたります。 ここでは、営業活動や顧客との関係づくり、受注活動につながる「フロント業務」と、社内での情報共有・情報管理で使用する「バックエンド業務」に分けて検討していきます。

フロント業務

フロント業務は、営業活動や顧客との関係づくりなどに活用するものです。 具体的には、自社WebサイトやSNS、ネットショップシステムなどが該当します。 自社や自社製品・サービスの情報を顧客に向けて発信し、製品・サービスの購買につなげていきます。 そのため、自社Webサイトを持つことは、『営業担当者の代替』になると考えてもよいと思います。 特に一人で業務を回すような小さな企業にとっては、営業担当者を社内に抱えることも難しいことから、24時間いつでも自社の情報を世の中に発信してくれるWebサイトやSNSはとても役に立つ存在です。 しかし、インターネットが身近に普及して誰もが手軽にWebサイトを作れるようになった現在、ただ単に自社Webサイトを作ってもダメという時代になってきました。 インターネット普及初期の頃であれば、Webサイトを作っておけばよいというような状態でしたが、インターネット普及に伴ってWebサイトの数が増えた結果、ヤフーやGoogleなどの検索サイトで上位に表示されるような対策が求められるようになりました。 類似のWebサイトが数多くある中で、自社の発信する情報をより多くの人に見てもらえるように、検索エンジン最適化「SEO」を考慮する必要があります。

バックエンド業務

「バックエンド業務」は、社員同士のコミュニケーションや情報共有、日々の企業活動で発生する情報の管理です。 電子メールを使ったり、Excelやデータベースで顧客データや売上データの管理をしたりという業務が該当します。 社員同士で情報の共有を行ったり、業務を通じて発生するデータの管理・分析を行ったりするのを通じて、『業務効率化』を図るのが大きな目的となります。 それらの場面で活用できるのが、「Word」や「Excel」に代表されるオフィスソフトであり、グループウェア等のシステムです。 Wordを使って文書を作成したり、Excelを使って表を作成しデータの集計を行います。 文書の作成にExcelを使ったりする人もいますが、見やすい文書を作るのであれば、Wordのほうがおすすめです。 それぞれのソフトに得意不得意があるので、それを踏まえた使い方をすることが重要です。

ITを使って生産性向上

データ分析イメージ ITの活用という意味では「生産性向上」と切り離して考えることは難しいでしょう。 ここでは、「IoT」と「RPA」について取り上げてみたいと思います。

IoT

IoTは「Internet Of Things」=「モノのインターネット」の略語です。 あらゆるモノがインターネットを介して通信を行います。 よく利用されているものとしては、工場の機械設備等にセンサーを設置し、そのデータをインターネットを通じてデータベースへ飛ばし、データの収集を行います。 収集したデータを分析し、故障の発生が予見されるものについては、事前に修理を行うというような形で対応を行い、作業の効率化を図ります。 その他、農業分野においては、土壌中の成分や温度を測定するセンサーを活用したりするのもIoTの代表的な活用例です。 IoTは、様々なセンサーと組み合わせることによって、これまでは人が目で見てチェックしていたものを自動でチェックできるようにするのが代表的な使い方となります。

RPA

「RPA」は「Robotic Process Automation」の頭文字をとったものです。 2017年頃から大きく取り上げられるようになっていますが、オフィスの事務作業のうち、定型的な作業をシステムで自動化するものです。 「ロボティック」とあるので、機械としての「ロボット」をイメージされるかもしれませんが、RPAにロボットは登場しません。 定型処理をこなすように設定されたソフトウェアが自動的に動作して、事務処理をこなしていきます。 これによって、オフィスで定期的に処理していた経費精算などの定型的な処理を自動化できて、そこにかける人件費も削減することができます。

情報セキュリティ

ITの活用は便利な反面、「情報セキュリティ」に対する問題もついて回ります。 情報セキュリティに関する情報は、常に最新のものを入手できるようにしておきましょう。 情報セキュリティ_イメージ

個人情報保護

2017年5月には、改正個人情報保護法が施行されています。 改正前は、個人情報保護の義務を負う「個人情報保護事業者」は5000件以上の個人データを保有する企業・団体が対象でしたが、今回の改正により、1件でも個人データを保有する企業・団体が「個人情報保護事業者」となります。 つまり事実上ほぼすべての企業・団体が個人情報保護の体制・仕組みづくりをすることが求められているのです。 中小企業や小規模事業者など、企業の規模に応じて個人情報保護として取るべき対策の水準も異なってきますので、自社でとるべき対策をよく整理しておきましょう。
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